Was muss ich tun und was brauche ich für das beA?

Grundausstattung zum Start des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA)

Wie starte ich mit dem beA?

Jede Rechtsanwältin und jeder Rechtsanwalt erhält ein beA-Postfach. Wer sich neu zulässt, soll es mit der Zulassung erhalten. Wer schon zugelassen ist, sollte ab September 2015 Post von der BRAK bekommen haben. Darin wird Ihnen eine persönliche Antragsnummer mitgeteilt, mit der Sie Ihre beA-Karte bestellen können.

Erinnern Sie sich? Wenn Sie das Anschreiben gefunden haben, lesen Sie es und beantragen Ihre beA-Karte. Am besten sofort. Ohne diese Karte können Sie Ihr persönliches beA nicht öffnen. Wenn Sie dieses Schreiben nicht bekommen haben, überprüfen Sie die Adresse, unter der Sie hier registriert sind: www.rechtsanwaltsregister.org Im Zweifel wenden Sie sich an die BRAK:  

Die BRAK hat den Zugang zum beA unter https://www.bea-brak.de eröffnet. Probieren Sie es aus, sobald Sie die Karte erhalten haben! Es soll einfach zu bedienen sein und enthält eine Online-Hilfe.

Testphase bis Ende 2017

Die Nutzung des beA ist bis 2018 freiwillig. Sie können zum Ausprobieren den Nachrichtentyp "Testnachricht" verwenden. Achtung: Wenn Sie berufsbezogene, rechtsverbindliche Mitteilungen über das beA verschicken, müssen Sie damit rechnen, auch Mitteilungen über das beA zu erhalten. Denn das kann als konkludente Erklärung der Empfangsbereitschaft gewertet werden. Sie können Ihre Bereitschaft, über das beA zu kommunizieren, aber auch ausdrücklich kundgeben, z.B. in der Anwaltauskunft. Weitere Informationen.

Was brauche ich für das beA?

Hinweis: Der DAV spricht keine Produktempfehlungen aus. Soweit in den folgenden Texten Herstellernamen oder konkrete Produkte genannt werden, stellt dies keine Wertung dar.

Zwingend notwendig:

Die beA-Karte erhalten Sie über die Bundesnotarkammer. Falls Sie auch Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Zugriff auf das beA verschaffen möchten, sollten Sie Mitarbeiterkarten oder Software-Zertifikate über den Shop der Bundesnotarkammer bestellen.

Um Dokumente elektronisch zu signieren, benötigen Sie auf jeden Fall ein entsprechendes elektronisches Zertifikat. Auf die beA-Karte kann ein solches Zertifikat nachgeladen werden können. Da die beA-Karte sowieso nötig ist, um sich am beA erstmalig anzumelden, ist es eine einfache und kostengünstige Lösung, sie auch als Signaturkarte zur verwenden. Wer Wettbewerber unterstützen möchte, kann nach der Erstanmeldung aber auch die Produkte von anderen Trustcentern nutzen.

Eine aktuelle Liste der in Deutschland tätigen Trustcenter stellt die Bundesnetzagentur zur Verfügung. Die Zertifikate der dort genannten Anbieter sind aber nicht alle für Rechtsanwälte geeignet.

Für Rechtsanwälte kommen zur Zeit die Angebote von D-Trust (Bundesdruckerei), Telesec (Telekom) und der Bundesnotarkammer in Betracht. Mitglieder der Arbeitsgemeinschaft Informationstechnologierecht im DAV (davit) können über deren Website eine vergünstige Telesec-Signaturkarte bestellen.

 

Sie benötigen einen Chipkartenleser mit Tastenfeld, der per USB an Ihren Computer angeschlossen wird. Wichtig ist, dass der Chipkartenleser zur Herstellung von qualifizierten Signaturen (qeS) in Deutschland zugelassen ist. 

Es kann bedenkenlos auf die von der Bundesnotarkammer vertriebenen Chipkartenleser zurückgriffen werden. Die von der Bundesnotarkammer angebotenen Geräte sind aber bei anderen Anbietern u.U. günstiger erhältlich.

Es gibt aber auch Alternativen von anderen Herstellern. Besonders günstig sind Geräte, die ohne Display auskommen. In Betracht kommen außerdem Tastaturen mit eingebautem Chipkartenleser. Bei diesen Tastaturen kann der Nummernblock in einen sicheren Modus umgeschaltet werden, so dass die gesetzlichen Anforderungen an Chipkartenlesegeräte zur Erstellung von qualifizierten Signaturen (qeS) erfüllt werden. Nähere Auskünfte enthält z.B. dieses Zertifikat des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik.

Umfangreiche Listen von kompatiblen Geräten für die Verwendung mit dem beA hat die BRAK auf Ihrer Website zum beA veröffentlicht. Zudem kann auch auf die Übersicht zurückgegriffen werden, die für das EGVP verwendet wird. Daraus lassen sich die Kompatibilitäten von Chipkarten, Lesegeräten und Betriebssystem ablesen.

Sie benötigen eine halbwegs schnelle und stabile Internetverbindung. Falls Sie Probleme damit haben gibt es hier weitere Informationen.

Optional:

Die gute Nachricht vorab: Sie benötigen zur Benutzung des beA nicht zwingend eine Kanzleisoftware oder andere kostspielige Software. 

Mit dem beA können Mails signiert werden. Auch angehängte Dokumente sollen nach Informationen der BRAK beim Hochladen in das beA signiert werden können. 
Um Dokumente zu einem abweichenden Zeitpunkt in Ihrem Workflow zu signieren, benötigen Sie eine andere Lösung. Das gilt z.B. für selbst erstellte Schriftsätze, wie auch für eingescannte Dokumente. Entweder bietet Ihre Kanzleisoftware eine entsprechende integrierte Lösung an, oder es ist eine externe Signatur-Software notwendig. Jedenfalls muss die Lösung einen „Trusted View“, also eine Vorschau auf das zu signierende Dokument, bieten. 

Nähere Informationen dazu finden Sie hier.

Wahrscheinlich haben Sie schon einen Drucker oder einen Kopierer mit Scanfunktion. Ansonsten sollten Sie über die Anschaffung nachdenken. Wichtig ist vor allem, die Dokumente vollständig einzuscannen und mit aussagekräftigen Dateinamen zu versehen. Sie sollten so abgelegt werden, dass sie wiedergefunden werden können. 
Bei möglicherweise doppelseitig bedruckten Dokumenten ist besondere Vorsicht geboten: Es ist jeweils die Vorder- und die Rückseite eines jeden Blattes einzuscannen. Das muss entweder technisch oder organisatorisch sichergestellt werden. Hilfreich sind deshalb sogenannte Duplex-Scanner, die beidseitig arbeiten. 

Dieser Punkt ist der Vollständigkeit halber aufgeführt. Hätten Sie keinen PC, könnten Sie diesen Text gar nicht lesen. Trotzdem ist dieser Punkt wichtig. Denn das beA können Sie nach den vorliegenden Informationen nicht mit Ihrem Smartphone, Tablet oder ähnlichen Geräten benutzen. Das beA wird nicht mit Mobil-Betriebssystemen kompatibel sein. Sie benötigen deshalb einen Rechner mit Windows, Mac OS oder Linux als Betriebssystem.