Wie baue ich die Digitale Kanzlei?

Der Workflow und die nötige Software in der Anwaltskanzlei

Die Umstellung auf eine konsequent digitale Arbeitsweise wird unter Stichwort "papierloses Büro" schon seit langem propagiert. Ein solches ist allerdings immer noch Zukunftsmusik. Realität ist weiterhin das "hybride Büro". Denn ob man will oder nicht: Posteingang wie Postausgang bestehen in vielen Fällen zwangsläufig auf Papier. Auch der elektronische Rechtsverkehr wird erst dann richtig Spaß machen, wenn nicht nur die Anwälte, sondern auch die Gerichte mitspielen und in nennenswertem Umfang elektronische Dokumente versenden. Nichtsdestotrotz kann und sollte man jetzt schon den Bau der digitalen Kanzlei in Angriff nehmen. Wer mit einer Kanzlei-Software arbeitet, wird diesen Bau vielleicht bereits abgeschlossen haben. Wer ohne Kanzleisoftware arbeitet, hat vielleicht schon andere Lösungen gefunden. In vielen Kanzleien werden die technischen Voraussetzungen also zu einem großen Teil schon vorhanden sein. Allerdings bedeutet die Umstellung des Workflows auf eine möglichst umfassende digitale Arbeitsweise dennoch eine gewisse Herausforderung. Hier sollen beide Aspekte gleichberechtigt dargestellt werden. Dem Thema Internetverbindung widmen wir übrigens einen eigenen Menüpunkt – denn wenn Sie damit Schwierigkeiten haben, wird die Kanzleiarbeit in Zukunft sehr mühselig sein.

Hinweis: Der DAV spricht keine Produktempfehlungen aus. Soweit in den folgenden Texten Herstellernamen oder konkrete Produkte genannt werden, stellt dies keine Wertung dar.

Workflow – Wie setze ich das um?

In der idealen digitalen Kanzlei besteht der Posteingang genauso wie der Postausgang aus elektronischen Dokumenten. In der Realität aber wird zumindest mittelfristig ein Großteil des Posteingangs wie auch des Postausgangs weiterhin aus Papier bestehen. Doch alle Schritte zwischen diesen beiden Punkten kann man gut digitalisieren. Der Workflow wird im Prinzip nach dem folgenden Muster ablaufen:

Um den Posteingang, der Sie auf Papier erreicht, zu digitalisieren, müssen Sie ihn scannen. Entweder benutzten Sie dafür einen Multifunktionskopierer oder einen Scanner. Am sinnvollsten sind Geräte, die auch Papierstapel verarbeiten (ADF - Automatic Document Feeder) und dabei automatisch beide Seiten einscannen (Duplex-Scan).
Zunächst einmal sollte ein originalgetreues Abbild des Posteingangs erzeugt werden. Als Dateiformate kommen vorrangig JPG oder PDF in Betracht. Wenn Sie bei der Erfassung des Posteingangs eine Texterkennung (OCR) einsetzen, hilft Ihnen das bei der Weiterverarbeitung. Aber Achtung: Sie sollten das Bild des Originals zu Beweiszwecken behalten.  Am elegantesten wird diese Herausforderung mit durchsuchbaren PDF-Dateien gelöst, die aus zwei Schichten bestehen. Die eine Schicht enthält das eingescannte Bild, die andere Schicht das Ergebnis der Texterkennung. Gute Scan-Software kann solche Dateien automatisch erzeugen.

Falls Sie das Papier nicht aufbewahren, sondern lieber entsorgen wollen, sollten Sie die eingescannten Dokumente zudem elektronisch signieren und mit einem Zeitstempel versehen. Das erhöht den Beweiswert der elektronischen Dokumente. Weitere (und sehr tiefgehende) Informationen zum ersetzenden und rechtssicheren Scannen enthält die TR Resiscan des BSI.

HINWEIS: Falls Sie einen Xerox-Kopierer haben, sollten Sie überprüfen, ob dieser die Scans ohne Ihr Wissen manipuliert. Nähere Infos zu einem nötigen Software-Update liefert der Hersteller hier.

Die einfachste Variante einer E-Akte ist vermutlich ein Ordner in der Ordnerstruktur Ihres Betriebssystems. Wenn Sie ein eigenes, gut durchdachtes System für die Benennung und Ablage der Dokumente haben, ist das sehr in Ordnung. Gerade bei umfangreicheren Akten oder einer großen Zahl von Akten, bietet sich aber der Einsatz eines Document-Management-Systems (DMS) an. Mit einem DMS können Sie auch umfangreiche Akten übersichtlich gestalten und durchsuchen. Dabei helfen Metadaten, die die einzelnen Dokumente näher beschreiben. Moderne E-Akten-Lösungen können Dokumente auch automatisch durchsuchen, den Inhalt erfassen und Metadaten erzeugen.

Auch bei der Aktenbearbeitung können moderne Software-Lösungen helfen, indem Sie z.B. den Inhalt der Akten nach Stichwörtern oder Normen analysieren. Im Übrigen können Sie Ihre eigenen Dokumente mit jedem gängigen Textverarbeitungsprogramm erzeugen.
Alternativ kommen z.B. auch digitale Diktiersysteme in Betracht. Damit erzeugte Tonaufnahmen können an Mitarbeiter weitergegeben werden. Teilweise können mit Spracherkennungsprogrammen auch direkt Texte erzeugt werden.

TIPP: Prüfen Sie, ob Sie Ihr Smartphone statt eines Diktiergerätes einsetzen können. Beachten Sie bei allen Lösungen die Sicherheit der Datenübertragung!

Bei dem digitalen Postausgang – ganz gleich ob per beA oder auf anderen Wegen – sollten Sie die Kontrolle behalten. Signieren Sie im Zweifel alle Dokumente, die Sie ansonsten handschriftlich unterschreiben würden, qualifiziert elektronisch. Dazu benötigen Sie zumindest eine Signaturkarte und ein Chipkartenleser, u.U. auch eine Signatursoftware. Weitere Informationen finden sie unten unter Signieren und Signatursoftware.

Den Versand des Postausgangs können Sie Ihren Mitarbeitern überlassen. Für das beA ist ein entsprechendes Rechte- und Rollenkonzept vorgesehen. Wählen Sie auch außerhalb des beA einen möglichst sicheren – bestenfalls verschlüsselten – Versandweg. Nähere Informationen finden sie unter dem Menüpunkt Wie kommuniziere ich sicher?
Falls der Kommunikationspartner nicht auf elektronische Dokumente vorbereitet ist, steht an dieser Stelle das Ausdrucken und der Versand per Post an…

Die anwaltlichen Akten unterliegen verschiedenen Aufbewahrungsfristen. Diese Fristen müssen Sie auch bei elektronischer Aktenführung beachten. Als Dateiformat für die Langzeitarchivierung bietet sich PDF-A an. Nähere Infos zu diesem Thema und zur Frage der Aktenvernichtung finden Sie z.B. in den eBroschüren in der Infobox auf dieser Seite.

Kanzleisoftware - Eine Lösung für Alles?

Mit einer modernen Kanzleisoftware sollten alle o.g. Schritte ausgeführt werden können – und noch einiges mehr. Gerade die Verknüpfung verschiedener Daten (wie z.B. Akten und Kalender) macht die Nutzung sinnvoll.

Erkundigen Sie sich bei den Herstellern, testen Sie die Software. Von den etablierten Herstellern gibt es teilweise auch kostenlose Versionen ihrer Software. Ziehen Sie auch Open-Source-Programme in Betracht.

Eine Übersicht über die verschiedenen Anbieter finden Sie hier bei der AG Kanzleimanagement.

Signieren und Signatursoftware

Mit dem beA und der beA-Signaturkarte können Mails signiert werden. Auch angehängte Dokumente sollen nach Angaben der BRAK beim Hochladen in das beA signiert werden können. Weitere Informationen dazu finden Sie unter dem Menüpunkt Was muss ich tun?
Für Dokumente, die Sie in Ihrem Workflow zu einem anderen Zeitpunkt mit einer Signatur zu versehen möchten, benötigen Sie jedoch eine andere Lösung. Das gilt z.B. sowohl für selbst erstellte Schriftsätze wie für eingescannte Dokumente. Entweder bietet Ihre Kanzleisoftware eine entsprechende integrierte Lösung, oder es ist eine externe Signatur-Software notwendig. Jedenfalls muss die Lösung einen „Trusted View“, also eine Vorschau auf das zu signierende Dokument, bieten.
Falls Sie eine Kanzleisoftware einsetzen, prüfen Sie, ob eine Signaturfunktion integriert ist, oder ob sie nachgerüstet werden kann. Falls Sie keine Kanzleisoftware nutzen, kommen z.B. die folgenden Signatur-Programme in Betracht:

Die Listen der Bundesnetzagentur enthalten alle Produkte, die bestätigt wurden, oder für die eine Herstellererklärung vorliegt.

PRAXISTIPP: Halten Sie mehr als eine Signaturkarte vorrätig. Auch Signaturkarten können verloren gehen oder Defekte aufweisen. Mit modernen Signaturkarten können Sie übrigens sehr viele Dokumente bei nur einer PIN-Eingabe signieren (Stapelsignaturkarte). Achten Sie beim Kauf darauf.

*Achtung: Die beA-Karte arbeitet nach Angabe der Bundesnotarkammer nicht mit dieser Software zusammen, nach Angaben des Herstellers hingegen schon. Stand der Information: 5.12.2016